Rapat

II.1 Definisi Rapat

a.       Definisi Rapat Secara Umum

            Rapat adalah tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan dalam          suatu    organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun   nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah          berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

b.      Definisi Rapat Menurut Beberapa Ahli

            Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli :

1.      Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat         komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2.      Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian        yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

a.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

II.2 Tujuan Rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu) atau bila terjadi suatu peristiwa yang luar biasa. Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

·         Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

·         Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

·         Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

·         Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

·         Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

II.3Fungsi Rapat

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :

•      Untuk memecahkan masalah.

•      Untuk menyampaikan informasi.

•      Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-masalah yang dikemukakan.

•      Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan perusahaan/organisasi.

•      Sebagai sarana bernegosiasi.

•      Ketentuan hukum.

II.4Jenis-jenis rapat

II.4.a Menurut tujuannya

a.       Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.      

b.      Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. 

c.       Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya suatu perselisihan.

II.4.b Menurut Sifatnya

a.       Rapat resmi (formal meeting) adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b.   Rapat tidak resmi (informal meeting) adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.

c.       Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

d.      Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

II.5 Unsur-Unsur Rapat

            Suatu rapat yang termasuk kedalam salah satu bentuk diskusi memiliki beberapa unsure. Unsur-unsur rapat diantaranya adalah sebagai berikut :

a.       Tujuan Rapat

b.      Masalah yang didiskusikan

c.       Pemimpin Rapat

d.      Peserta Rapat

e.       Media Rapat

f.       Notulis atau sekretaris

II.6 Syarat-Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai.Untuk dapat mencapai rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan. Suatu pertemuan dapat dikatakan sebagai sebuah rapat apabila memenuhi criteria sebagai berikut :

a.       Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan atau didiskusikan secara bermusyawarah.

b.      Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c.       Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d.      Adanya unsure-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, serta masalah yang dibahas.

II.7Manajemen Rapat

II.7.a Perencanaan Rapat

Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai berikut :

·         Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

·         What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

·         Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk menentukan peserta rapat yang diundang.

·         Where? Di mana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat. 

·         When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.

·         How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah sebagai berikut :

a.       Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

b.      Menentukan peserta rapat

c.       Membuat undangan rapat

d.      Membuat daftar hadir rapat

e.       Mempersiapkan bahan rapat

f.       Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

g.      Mempersiapkan ruang rapat

h.      Akomodasi/penginapan

i.        Transportasi

j.        Konsumsi

k.      Kesehatan

l.        Pengecekan persiapan terakhir

m.    Pelaksanaan Rapat

            Rapat akan menjadi efektif bila :

·         Ketergantungan peserta rapat pada pimpinan tidak besar.

·         Tidak ada perbedaan menyolok antara pimpinan dan peserta rapat.

·         Kesadaran pimpinan akan pentingnya partisipasi peserta rapat.

II.7.d Pengendalian Rapat

1.      Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head )

Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara bergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan rapat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang cukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan.

2.      Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled )

Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rapat  dan bila perlu waktu dibatasi.

3.      Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 )

Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.

BAB III Penutup

III.1 KESIMPULAN

Rapat merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal yang bertujuan untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Rapat terdiri dari berbagai jenis, yang dibedakan berdasarkan tujuannya, sifatnya, jangka waktunya, frekuensinya, saluran hubungannya, dan pelaksanaannya.Dalam persiapan rapat, organisir rapat dan pengendalian rapat, terdapat berbagai macam hal yang perlu diperhatikan agar rapat dapat berjalan dengan lancar.

DAFTAR PUSTAKA

http://purie-rapat.blogspot.com/2009/08/pengertian-rapat.html

http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/07/mempersiapkan-pertemuan-rapat.html

Yansye Metekohy, Elisabeth dan Agus Buntoro.2007. Komunikasi Bisnis. Depok.Lembaga  Penerbitan Jurusan Akuntansi PNJ